Come scrivere bene: 5 semplici consigli

Oggi scriviamo molto più che in passato: email, report, messaggi, note, presentazioni per i clienti, articoli, post, commenti.
Per riuscire a comunicare al meglio in questo scenario frenetico e sempre più tecnologico, però, è molto importante che la nostra scrittura sia precisa ed efficace.

Scrivere una mail di lavoro, fissare un appuntamento importante con un potenziale cliente o chiedere un contatto LinkedIn sono situazioni quotidiane e allo stesso tempo fondamentali per costruire la tua reputazione professionale. Questi messaggi sono un biglietto da visita perché precedono la conversazione orale, sono il primo touchpoint e rivelano all’interlocutore molto di te e della tua professionalità.
Ecco perché prendersi cura della propria scrittura professionale – business writing se preferisci – è strategico per comunicare efficacemente sul lavoro.

Come scrivere bene: 5 semplici regole da seguire

Scrivere bene non è un’impresa facile: innanzitutto dobbiamo farci leggere, ovvero convincere l’interlocutore che quello che stiamo scrivendo è interessante. Successivamente dobbiamo farci capire, cioè fare in modo che il nostro messaggio arrivi a destinazione. Infine, dobbiamo farci seguire, ovvero fare in modo che il nostro messaggio ottenga lo scopo che ci siamo prefissati.

Come ottenere questi risultati?

Dando per assodate grammatica e sintassi, presupposti di una scrittura fluida, corretta e comprensibile, ecco 5 consigli per imparare a scrivere bene qualunque messaggio:

Usa frasi brevi
Scegli parole semplici
Stabilisci un obiettivo chiaro
Chiarisci il vantaggio per chi ti legge
Cura l’aspetto grafico del testo.

Esaminiamoli nel dettaglio per estrarre da ognuno uno strumento o un esercizio che ti aiuti ad allenare e migliorare la tua scrittura professionale.

1. Usa frasi brevi

Statisticamente dopo 3-4 righe i lettori tendono a distrarsi e a perdere il filo del discorso, il che li obbliga a riprendere dall’inizio della frase.
Finché le parole erano impresse sulla carta bastava alzare lo sguardo per ritrovare l’orientamento. Oggi invece per recuperare le parole lette e già dimenticate scrolliamo vorticosamente mouse e touchpad alla disperata ricerca del senso perduto.
È evidente che il tuo lettore non abbia voglia di fare questa fatica per te. Quindi è ben creare frasi brevi e dare struttura alla frase con una principale e una sola subordinata. Non andare oltre.

2. Scegli parole semplici

Cerca di usare parole semplici, senza optare a tutti i costi per un linguaggio troppo raffinato o inutilmente complesso. Ad esempio, evita di usare “sottoscrivere”, “firmare” è molto più immediato e semplice; “effettuare” cambialo in “fare” e “obliterare” in “timbrare”.
Inoltre, non abusare di tecnicismi e modera l’uso delle metafore: sono elementi che possono spostare l’attenzione del tuo lettore dal contenuto alla forma o possono confonderlo nel caso non conosca i termini che utilizzi. Se vuoi essere certo di comunicare con efficacia anche per iscritto, optare per un lessico semplice e diretto è sicuramente la scelta migliore.

Per farla breve, scrivi parole umane, scaccia il notaio burocrate che si annida in te. Arriva diretto al punto con le parole che usi nel quotidiano.

3.Stabilisci un obiettivo chiaro

Perché scrivi? Chieditelo sempre, e sappi che se non sai dare una risposta tu a questa domanda, non saprà farlo nemmeno chi ti legge.
Che cosa vuoi ottenere con le tue comunicazioni scritte? Che cosa ti aspetti che accada o che il lettore faccia o non faccia?

Parti dal tuo scopo e cerca di chiarirlo fin da subito sempre senza dare nulla per scontato.

4. Chiarisci il vantaggio per chi ti legge

Comunica subito a chi ti legge il vantaggio che avrà nel farlo. Essere utili è premiante e il lettore sarà disposto a seguirti se capirà che ci sono dei vantaggi. Fai in modo che le tue comunicazioni possano essere un valore aggiunto sia per te sia per i tuoi interlocutori.

Solo noi siamo innamorati delle nostre parole, gli altri, comprensibilmente, molto meno e di certo, specie sul lavoro, non perderanno tempo solo per compiacere la nostra vena letteraria.

Tutto questo vale per la scrittura in generale, ma ancora di più per quella digitale che si caratterizza per una maggiore rapidità di lettura.

5. Cura l’aspetto grafico del testo

Abbi cura anche dell’aspetto grafico: spazi, grassetti, corsivi ed elenchi puntati vanno sapientemente dosati per accompagnare l’occhio, aiutarlo a riposare o a fissare dei concetti.
Abusare del grassetto o del corsivo stanca la vista e rende difficile seguire un discorso, allo stesso modo, usare gli elenchi puntati aiuta a ordinare il discorso, ma se la lista è eccessivamente lunga, disordinata o incoerente, il lettore resterà confuso e faticherà a capire il messaggio.

Ecco le nostre 5 regole per imparare a scrivere bene: mettile in pratica nelle tue comunicazioni quotidiane così che la tua scrittura risulti più fruibile e verrai letto con maggior attenzione aumentando le probabilità di sortire l’effetto sperato.
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