Capita spesso di imbattersi in studi condotti da università, istituzioni o riviste di management che hanno lo scopo di indagare ed elencare le caratteristiche che un buon manager dovrebbe avere. Oltre alle competenze tecniche specifiche fondamentali per svolgere al meglio un ruolo dirigenziale, un buon manager deve avere anche una serie di competenze sociali e relazionali necessarie a creare un ambiente di lavoro produttivo e disteso: le cosiddette management skills.
Ma di che cosa si tratta esattamente? E perché sono così importanti?
Da soft skills a management skills
Partiamo da una definizione: le soft skills sono quell’insieme di competenze trasversali che riguardano le modalità e l’atteggiamento con cui ci si approccia alle relazioni sul lavoro.
È importante non confonderle con i tratti caratteriali, come la socievolezza, la precisione o la curiosità, il cui possesso aiuta ma è frutto di pura casualità.
Le soft skills non sono attitudini ma abilità sociali specifiche che permettono di instaurare relazioni professionali sane e profittevoli.
Diciamo così: le soft skills sono democratiche, perché tutti possono acquisirle grazie all’allenamento e al metodo, mentre delle attitudini o dei tratti caratteriali non si può dire lo stesso.
Una volta chiarito cosa sono le soft skills, è facile dare una definizione di management skills: si tratta delle caratteristiche sociali e relazionali che un buon manager deve sviluppare per guidare il suo team al successo sia dal punto di vista relazionale sia di business.
Pensando ai manager ci siamo chiesti quali fossero le management skills più strategiche per svolgere al meglio il proprio ruolo con i giusti strumenti. Abbiamo raccolto alcuni esempi che riportiamo di seguito.
Management skills: la top 10
Un manager viene spesso promosso a tale posizione soprattutto in nome delle sue competenze tecniche, le hard skills. Questo però non significa poter ignorare le competenze relazionali; anzi, la chiave del successo nel ruolo sta proprio nel saper usare le management skills in modo corretto.
Sapendo che nessun elenco ha la pretesa di essere esaustivo, tra le competenze che un buon manager non può trascurare ci sono la capacità di:
- instaurare relazionali solide;
- negoziare;
- comunicare e motivare;
- fare le giuste domande;
- organizzare e delegare il lavoro;
- pianificare in modo strategico;
- risolvere problemi e prendere decisioni;
- supportare;
- assumersi la responsabilità;
- ascoltare attivamente.
Esaminiamole più da vicino.
1 Capacità di motivare
Un aspetto fondamentale del lavoro di un manager è motivare le persone, che è anche alla base di una solida leadership. Avere questa capacità presuppone il dedicare del tempo alla conoscenza dei membri del team a livello personale e professionale: promuovi attività sociali o eventi di team-building, pur mantenendo i confini professionali, in questo modo riuscirai a capire che cosa li motiva veramente e da che cosa traggano intimamente soddisfazione.
Metti in gioco le tue capacità manageriali, ma sentiti sempre parte di una squadra.
2 Capacità di negoziare
Perché la negoziazione è una competenza così strategica per un manager?
Saper negoziare è fondamentale per gestire conflitti, chiudere accordi di valore, raggiungere gli obiettivi professionali, individuali e di team.
La negoziazione è un’alleata preziosa, anche dal punto di vista del patrimonio relazionale. Un manager intreccia scambi con interlocutori molto diversi: team, capi, clienti, fornitori, ognuno dei quali ha aspettative e bisogni diversi.
Saper risolvere con prontezza ed efficacia una controversia che nasce all’interno del team, trasformando il conflitto in un’opportunità; oppure riuscire a fronteggiare in modo costruttivo eventuali richieste irrealistiche di capi e clienti, sono abilità negoziali frutto di un metodo e di strumenti precisi, applicati nel modo giusto e al momento giusto.
Negoziare ha la sua essenza nel contrattare, nel dare per avere, nell’agire tenendo conto dei bisogni di tutti, preservando il valore; per questo è così importante.
3 Capacità di comunicare e motivare
Saper comunicare in modo chiaro ed efficace è una delle management skills più importanti. Presentare progetti, scrivere proposte o accordi, allineare il team, dare feedback sono solo alcune delle situazioni in cui saper comunicare in modo preciso e puntuale è essenziale.
Un manager, in quanto chiamato a relazionarsi con diversi interlocutori in tempi rapidi, ha bisogno di strumenti che lo aiutino a trasmettere le informazioni con chiarezza, sintesi e coinvolgimento, oralmente e per iscritto.
Come allenare questa competenza?
Prima di tutto imparando a selezionare le idee più importanti per andare dritti al punto e conquistare l’attenzione di chi si ha di fronte, senza abusare del suo tempo.
Ciò che si dice o si scrive ha effetto se soddisfa il principio di utilità: pensare sempre al proprio interlocutore e dare informazioni che rispondano ai suoi bisogni e che gli semplifichino la vita.
In qualità di manager dovrai stabilire un rapporto di fiducia con i tuoi collaboratori, in modo che si sentano a proprio agio nel condividere le informazioni.
Una comunicazione schietta e aperta, riunioni di team periodiche di allineamento, aggiornamento o avanzamento dei progetti, abbattono le distanze e favoriscono la condivisione.
Fai capire ai tuoi collaboratori che sono importanti: un atteggiamento aperto e positivo contribuisce a creare un ambiente di lavoro sano. Semplici gesti, come l'incoraggiamento attivo, il riconoscimento dei risultati ottenuti e l'interesse per la vita dei tuoi collaboratori, fanno sì che questi ultimi si sentano apprezzati. Un ambiente di lavoro positivo crea colleghi soddisfatti e motivati.
4 Capacità di fare le domande giuste
Un buon manager parla poco e sa ascoltare molto. Il modo per innescare un meccanismo di scambio virtuoso con il tuo interlocutore è quello di saper porre le giuste domande al momento giusto.
Domandare dà potere perché delimita l’arena del confronto nello spazio a noi consono, fa emergere i problemi o le esigenze dell’interlocutore permettendoti di iniziare a pensare a delle soluzioni utili e mirate, per gestire la relazione con efficacia e valore.
Quindi, tra le management skills di un buon dirigente non può mancare la capacità di porre domande, alimentata da sani dubbi e dal genuino desiderio di arricchirsi delle opinioni degli altri.
5 Capacità di organizzare e delegare il lavoro
Come manager dovrai destreggiarti tra molteplici responsabilità, che richiedono eccellenti capacità organizzative. Dovrai gestire il tuo carico di lavoro, supervisionare quello dei tuoi collaboratori, partecipare a riunioni e sessioni di formazione, dare valutazioni e restituire feedback.
Metodi di lavoro approssimativi, ritardi e una generale mancanza di organizzazione non saranno tollerati a questo livello e costituiranno un cattivo esempio per i tuoi collaboratori.
Un'efficace capacità organizzativa riduce lo stress, fa risparmiare tempo e garantisce il rispetto di scadenze importanti.
Professionalmente parlando, crescere significa ridurre l’operatività per assumere attività di natura più strategica e di supervisione. Trovare un equilibrio può non essere così semplice perché implica saper delegare.
Per farlo in modo efficace è necessario analizzare e identificare con precisione le competenze dei collaboratori, mapparne punti di forza e debolezza, individuare eventuali gap formativi da colmare così da poter assegnare compiti che tengano conto delle skills di ognuno, che siano sostenibili ma al contempo stimolanti, funzionali alla crescita di ognuno.
La capacità di delega può moltiplicare la quantità di lavoro che un manager può svolgere, sviluppando al contempo la fiducia e le competenze del team.
6 Capacità di pianificare in modo strategico
Pianificare è una delle management skills più importanti per migliorare l'efficienza del team, snellire il carico di lavoro e aumentare la produttività. In questo senso, il compito di un manager è quello di pensare al quadro generale in cui si muove l'intero team all'interno dell'azienda e verso gli interlocutori esterni. Quindi, oltre a concentrarsi sui compiti e sulle responsabilità di oggi, dovrà anche pianificare il futuro in modo strategico.
Ciò significa stabilire le priorità in linea con gli obiettivi di business, dare il proprio contributo al miglioramento dei sistemi e delle politiche aziendali, partecipare alla formazione e gestire le attività di sviluppo professionale continuo del team.
Il manager è un pensatore strategico, il leader di un team che ha il compito di incoraggiare l'innovazione e il cambiamento per migliorare produttività e benessere all'interno dell'organizzazione.
7 Capacità di risolvere problemi e prendere decisioni
In qualità di manager, avrai il compito di individuare e risolvere i problemi quotidianamente. In questo senso, pensiero critico, problem solving e decision making sono management skills molto importanti per raggiungere il successo come team.
Risolvere problemi e prendere decisioni richiede un'eccezionale attenzione ai dettagli e la capacità di mantenere la calma sotto pressione. Per garantire che il tuo team sia produttivo e che il flusso di lavoro si svolga senza intoppi, dovrai pensare con la massima lucidità a delle strategie per affrontare e risolvere i problemi nel modo più efficace quando si presenteranno.
Il pensiero critico ti aiuterà a trovare soluzioni innovative che riducano al minimo l'impatto sul team e sull'azienda. Affrontare i problemi con creatività può fare la differenza, anche se è fondamentale che questo pensiero si trasformi in soluzioni concrete e praticabili.
La capacità di ragionare con calma e lucidità è utile anche quando si deve prendere una decisione immediata su come portare a termine un compito o raggiungere un obiettivo aziendale. È essenziale saper valutare rapidamente i pro e i contro di una situazione e prendere una decisione informata.
8 Capacità di supporto
Oltre a essere responsabili delle decisioni aziendali, i manager sono anche responsabili della crescita del team. Perciò, è importante sviluppare, tra le management skills, la capacità di supportare e aiutare i collaboratori.
Come manager avrai sicuramente accumulato un bagaglio di esperienze, conoscenze e competenze, tali da giustificare il tuo ruolo. E chi meglio di te può trasmettere questi valori e queste competenze ai membri del tuo team?
Per riuscire al meglio a supportare i tuoi collaboratori, è fondamentale dedicare del tempo alla formazione per infondere in loro fiducia e consapevolezza dei loro mezzi.
Inoltre, è molto importante mappare i bisogni, ascoltare e capire le esigenze di ciascun membro del team. Oltre a essere il loro responsabile, dovrai anche essere la forza trainante della loro crescita.
9 Senso di responsabilità
In qualità di manager, sei chiamato ad assumerti la responsabilità delle tue scelte e di quelle dei tuoi collaboratori. Ogni scelta può avere un impatto significativo sulle performance aziendali; ecco perché è importante garantire che ogni possibile conseguenza venga gestita in modo efficiente. Questo livello di responsabilità comporta un livello elevato di stress, tuttavia, è fondamentale mantenere la calma e operare in modo coerente anche sotto pressione.
Inoltre, in quanto responsabile, è molto importante cercare di non scaricare la colpa sul team in caso di errori e garantire che vengano adottate misure correttive puntuali, al fine di evitare ripercussioni sulla produttività e sulla reputazione aziendale.
10 Capacità di ascoltare attivamente
La capacità di ascoltare attivamente non solo migliorerà la comunicazione con i tuoi collaboratori, ma aumenterà anche motivazione e senso di appartenenza all'azienda.
Ascolto attivo, ce lo insegna la negoziazione, significa focalizzarsi sull’altro, aiutarlo a portare a galla i suoi bisogni in un clima di confronto aperto e sereno. Perché questo accada è importante costruire un dialogo che si fondi sulle giuste domande, che metta l’altro al centro il che significa non interrompere, non avere fretta di ribattere, gestire bene il tempo e prendere una pausa se necessario.
Presta attenzione anche al linguaggio non verbale: gesti, espressioni, reazioni rappresentano un patrimonio informativo importante.
Empatia e interesse per l’altro sono elementi essenziali per comprendere meglio le esigenze e le preoccupazioni dei propri colleghi, ed essere in grado di presentare soluzioni efficaci e precise.
Il risultato sarà un ambiente di lavoro più produttivo e più soddisfacente per tutti.
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