5 regole pratiche per scrivere una mail di lavoro

Scrivere una mail di lavoro è una delle occasioni in cui prioritario farci comprendere per centrare il nostro scopo, senza perdere di vista il lessico e il registro consono all’occasione.

Con l’avvento del web ci siamo forse illusi che avremmo scritto di meno; mai previsione fu più erronea: scriviamo molto, in velocità e spesso da dispositivi con schermi piccoli. E dunque si fa sempre più delicato e difficile riuscire in poco tempo a farci leggere, capire e seguire.

Scrivere una mail per lavoro: gli obiettivi

Ogni volta che scriviamo una mail dobbiamo pensare a tre obiettivi, come:

conquistare e mantenere alta l’attenzione del nostro lettore, super impegnato e distratto;
farci capire senza creare farraginosi fraintendimenti;
centrare ciò che vogliamo ottenere con la nostra mail, per esempio farci rispondere.

Ricordiamo che il nostro lettore, capo collega collaboratore cliente che sia, vuole semplicità e fluidità cognitiva. Non vuole carichi ulteriori e, se la lettura della nostra mail dovesse causarli, è certo che ci abbandonerà molto rapidamente

Lo dimostrano studi condotti sull’eye tracking, la tecnica che, grazie all’analisi del movimento dello sguardo di una persona, riesce a rilevare gli aspetti su cui si focalizza la sua attenzione mentre legge..
La raccolta di questo tipo di dati permette di capire cosa cattura l’occhio per poi tenerne conto in fase creativa. La maggior parte delle mail è abbandonata dopo le prime righe, con costi relazionali e sprechi di tempo molto pesanti.

Ecco alcune tecniche per scrivere una mail per lavoro che centri i tre obiettivi cardine della scrittura: farci leggere, capire e seguire.

5 regole per scrivere una mail di lavoro

Mettere al centro il lettore: tra le varie cose da appurare prima di iniziare a scrivere, c’è il livello di tecnicismo del lettore: quali e quante competenze tecniche ha? Questo è importante per adattare il nostro linguaggio ad esse, senza dare nulla per scontato.
Ad esempio, evitiamo di usare acronimi di settore o un lessico specialistico se non siamo sicuri al 100% che il nostro lettore possa capirci agevolmente.
Definire il proprio obiettivo: che cosa vogliamo ottenere con la nostra mail? Che cosa deve accadere per darci conferma di aver centrato l’obiettivo? Prima di iniziare a scrivere dobbiamo sapere bene che cosa vogliamo, e esplicitarlo con altrettanta chiarezza al nostro lettore, già dalle prime righe. Se ad esempio ci serve ottenere una conferma rispetto a dei punti di una proposta, scriviamolo subito e diamo una scadenza precisa: Gentile Dottor Rossi, riassumo quanto concordato e la prego di confermare i punti 3 e 4 di seguito entro martedì 3 giugno.
Evitare barocchismi:
Si deve usare una scrittura “piana” accessibile, lineare, pulita, nitida, chiara, pacata e tranquillizzante.
Una scrittura dove la forma, seppure conforme al contesto, non prevarichi sulla semplicità. Va ricordato che chi riveste un ruolo apicale in azienda riceve in media centinaia di mail: siamo sicuri che il nostro CEO non veda l’ora di dilettarsi con i nostri bizantinismi?!
Ecco qualche spunto: firmare meglio di sottoscrivere, timbrare meglio di obliterare, ospedale molto meglio di nosocomio!
Mettere in bozza, aspettare e rileggere: specie se, per destinatario e contenuto, il messaggio è delicato, è bene scrivere e rivedere il testo della mail in un momento successivo. Teniamo conto che l’editing a schermo, cioè il correggere refusi e ogni altro errore a video, è molto più difficile e meno performante che non su carta.
In sintesi: a video qualche errore scappa sempre.
Affidarsi a un coach: troviamoci un partner che si renda disponibile a rileggere una nostra mail ogni tanto. Il suo parere sarà preziosissimo: tutto chiaro? Tutto scorre liscio? Piacevolezza o pesantezza, chi ha la meglio alla fine della lettura? E scegliamo un coach severo, tanto non lo sarà mai quanto il nostro lettore!

Imparare a scrivere bene per il tuo business

Scrivere bene una mail di lavoro è solo una delle occasioni per centrare i nostri obiettivi di business. Scrivere in modo efficace è una capacità che va allenata e approfondita per sfruttarne tutte le potenzialità.

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