Che cos’è la comunicazione efficace

Definizione di comunicazione efficace

La comunicazione efficace consiste nel trasmettere e ricevere informazioni in modo preciso, comprensibile e, soprattutto, utile a emittente e riceventi. Per essere davvero efficace, la comunicazione deve generare valore.

Perché la comunicazione efficace è importante nel lavoro

Nelle relazioni lavorative, disporre di una comunicazione efficace è cruciale per il successo: può influire sulla qualità delle decisioni aziendali, sulla motivazione dei collaboratori e dei colleghi e sulla soddisfazione dei clienti.
La comunicazione efficace è quindi una soft skill particolarmente strategica nel mondo del lavoro, che accresce l’efficacia personale e la competitività dell’azienda.

Ma come si fa a rendere il proprio modo di comunicare davvero efficace? In questo articolo vedremo insieme quali sono le caratteristiche principali della comunicazione efficace con degli esempi utili a trasformare le parole in veri e propri strumenti per generare valore.

Le caratteristiche della comunicazione efficace

Usare un linguaggio semplice, puntuale e comprensibile, ascoltare l’interlocutore per comprenderne le esigenze, controllare gestualità e tono della voce… i fattori in gioco sono tanti, e la comunicazione per dirsi davvero efficace deve tenere conto di tutti questi elementi.
Vediamo insieme quali sono i 5 pilastri della comunicazione efficace.

1. Ascolto attivo

Saper ascoltare è una capacità fondante per comunicare bene: ascoltare attivamente significa considerare l’interlocutore come una fonte di insegnamento, riconoscergli centralità e considerarne i bisogni per instaurare un vero e proprio rapporto di fiducia.
Un buon ascoltatore vede nei propri interlocutori un'opportunità di crescita e arricchimento. Ascoltare in profondità significa chiedere dei feedback e lavorare sulle impressioni e percezioni dei nostri interlocutori, per interpretare le loro reazioni e aggiustare il tiro ove stessimo sbagliando qualcosa.

2. Comunicazione non verbale

Un altro aspetto fondamentale per rendere la nostra comunicazione efficace è la padronanza del linguaggio non verbale: espressioni facciali, gesti, posture, contatto visivo, che si susseguono durante una conversazione.
Sono aspetti spesso sottovalutati, ma la comunicazione non verbale impatta sull'efficacia del messaggio che vogliamo trasmettere: i gesti e gli sguardi a volte valgono più di mille parole!

Ecco perché per comunicare con efficacia è importante mantenersi calmi, sorridere ed esprimere sicurezza accogliendo genuinamente l’altro: i nostri interlocutori si sentiranno a proprio agio, saranno rassicurati e più inclini a parlare apertamente dei loro bisogni.

3. Comunicazione paraverbale

La comunicazione paraverbale ha a che fare invece con il modo in cui parliamo. Riguardano questo tipo di comunicazione:

Il tono
Il timbro
Il volume
Le pause.

Chi sa comunicare in modo efficace riesce a modulare perfettamente la propria voce e organizzare le pause nel discorso per trasmettere passione, sicurezza, per far risaltare un'idea o un progetto, per dare la giusta enfasi ai punti salienti di un discorso.

4. Assertività

La comunicazione deve essere assertiva, ossia in grado di trasmettere proposte, idee e opinioni in modo fermo e sicuro rispettando al contempo esigenze e punti di vista degli interlocutori.
Per essere convincenti non serve essere arroganti: basta avere ben chiaro qual è il valore delle nostre proposte e delle nostre idee e comunicarlo in modo adeguato.

5. Linguaggio persuasivo

Quando comunichiamo cerchiamo di affascinare gli interlocutori, risvegliando emozioni e bisogni per poi offrire la soluzione migliore al momento giusto.
Per riuscire a essere persuasivi è necessario saper fare le giuste domande al momento giusto per capire esigenze e problemi di chi abbiamo di fronte. Dopodiché è necessario soffermarsi sulle argomentazioni che possono offrire maggiori benefici ai nostri interlocutori, perché, per essere efficace, la comunicazione deve essere innanzitutto utile.

Come comunicare in modo efficace

Che sia orale o scritto, prima di mandare un messaggio fatti una semplice domanda: e quindi?
Queste due parole si collegano al concetto di utilità, essenziale perché una comunicazione sia davvero efficace.
Comunicare ha uno scopo: informare qualcuno o motivarlo a fare un qualcosa. Più quanto diremo risulterà avere un senso e essere utile per i destinatari, più lo scambio sarà coinvolgente, partecipato e memorabile.
Quindi come possiamo rendere la nostra comunicazione efficace? Assicurandoci che le nostre parole possano aiutare i nostri interlocutori a risolvere un problema o a lavorare meglio.

Esempi di comunicazione efficace

Supponiamo di dover illustrare a qualcuno un’idea, un nuovo progetto o un prodotto appena lanciato sul mercato.

Carolina sta presentando un nuovo software di gestione del personale a Sonia, responsabile delle risorse umane di un’azienda.
Carolina si concentra sulle innovative caratteristiche del servizio: interfaccia rinnovata, assistenza dedicata, percorsi più veloci per gestire le operazioni. Sonia però non riesce a seguire il discorso e si distrae, perché non riesce a capire come queste novità la aiuteranno nel suo lavoro: ciò di cui davvero avrebbe bisogno è poter trovare in un unico posto tutte le informazioni relative a ciascun dipendente, anziché dover aprire ogni volta pagine diverse.

In realtà, il software di Carolina risponde perfettamente alle esigenze di Sonia, perché la nuova interfaccia permette anche di raggruppare le informazioni del dipendente in un unico posto. Carolina però non è riuscita a cogliere le esigenze di Sonia, e non è stata in grado di comunicare efficacemente il suo prodotto.

Capita che presi dalla foga del racconto ci si limiti ad elencare le caratteristiche di un qualcosa, nell’esempio appena citato, un software.
Chi ci dice però che il nostro interlocutore riesca a tradurle in qualcosa di utile per sé? Molto spesso abbiamo ben chiaro le qualità delle nostre soluzioni, ma diamo per scontato che i nostri interlocutori capiscano subito il valore di ciò che abbiamo da offrire. Ecco perché comunicazione efficace significa anche assicurarsi che chi ci ascolta capisca come il nostro lavoro possa essere utile e fare la differenza.

Non possiamo dare mai per scontato che chi ascolta colga il vantaggio, e, se questo non accade, sarà difficile coinvolgerlo e provocare una reazione.

Comunicare sé stessi durante un colloquio di lavoro

Un modo per rendere la nostra comunicazione efficace è passare dal che cosa offriamo – cioè un semplice elenco di caratteristiche di un prodotto, un progetto o una soluzione – al come possiamo essere concretamente d'aiuto – l'utilità o il fine concreto di ciò che offriamo per il destinatario.

Facciamo un esempio: pensa al colloquio di lavoro. Quando ti presenti racconti le tue caratteristiche – titolo di studio, esperienza pregressa, competenze e traguardi ottenuti ecc. – ma è sufficiente perché chi ti sta esaminando colga davvero il valore che potresti apportare in azienda?
Che tu abbia lavorato 10 anni in una multinazionale – caratteristica – in che vantaggio si traduce per il potenziale datore di lavoro?
Passare dalle caratteristiche ai vantaggi è come passare dalla tua prospettiva a quella degli altri.

Quando desideri comunicare efficacemente con gli altri e impattare sui loro comportamenti, fai un semplice test delle tue argomentazioni, rivolgi a te stesso questa semplice domanda: “so what? E quindi? Che cosa c’è di utile qui dentro per chi mi ascolta?”.

Raccontare il tuo background è importante, ma concentrati su come hai aiutato la tua azienda a raggiungere determinati obiettivi, su come hai gestito le criticità, su come organizzi il lavoro…

Quando una comunicazione è efficace?

In sintesi, una comunicazione può dirsi efficace quando il messaggio trasmesso dall’interlocutore è compreso nella sua interezza dal ricevente, generando senso e valore per tutti. La tua comunicazione avrà centrato l’obiettivo i tuoi interlocutori si convinceranno della tua utilità per loro.

Come rendere la tua comunicazione efficace con l’aiuto di Bridge Partners^®

Come abbiamo visto, la comunicazione efficace è strettamente legata al concetto di utilità.
Saper trasformare una semplice caratteristica in un vantaggio per il destinatario aumenta le probabilità che il tuo messaggio sortisca l’effetto sperato: coinvolga e si trasformi in un’azione.
Se la comunicazione efficace ti interessa e vuoi apprendere un metodo e degli strumenti per organizzare le idee nella mente e trasmetterle con chiarezza, coinvolgimento e impatto, scopri il nostro corso di comunicazione efficace, Think on Your Feet^®.