Come prendere decisioni in modo efficace

Prendere decisioni è una costante della vita personale e professionale di ognuno. Dal punto di vista lavorativo, più si cresce più le scelte da fare aumentano, si complicano, e con loro il senso di responsabilità.

Un manager, per esempio, sceglie per sé ma anche per il proprio team; decidendo si espone, si assume dei rischi, attinge alle proprie competenze ma anche alla fiducia in sé e nel proprio saper fare.
Saper scegliere però non è né scontato né semplice. In questo articolo vedremo 7 consigli su come prendere decisioni in maniera efficace.

Come prendere decisioni in modo efficace: i 7 consigli di Bridge Partners^®

1. Classifica la decisione

Secondo uno studio condotto da McKinsey le decisioni in ambito lavorativo sono riconducibili a 3 categorie:

1. Big-bet decisions: rare, alto livello di rischio, coinvolgono i vertici aziendali.
Sono complesse e determinanti per il futuro dell’organizzazione. Esempio: un’acquisizione.
2. Cross-cutting decisions: frequenti, alto rischio, coinvolgono i responsabili di business unit. Per essere prese al meglio richiedono collaborazione e un processo che definisca con chiarezza obiettivi, misure e traguardi. Esempio: fissare i prezzi.
3. Delegated decisions: frequenti, basso rischio, coinvolgono il singolo o un gruppo e agiscono sulla base di input specifici. Perché vengano prese con efficacia è importante lavorare sul senso di responsabilità delle persone e la capacità di delegare dei manager .

Questa categorizzazione, qui molto sintetizzata, può essere utile per imparare come prendere decisioni in modo efficace, individuando da subito la natura della scelta che si è chiamati a fare e iniziando così a definire il livello di complessità, i soggetti coinvolti, tempi ed effort necessari.

2. Individua i decisori

Ci sono decisioni che per natura vengono prese individualmente, altre invece richiedono una molteplicità di interlocutori-decisori. La cosa importante è chiarire subito chi e quali sono i decisori e le relative responsabilità di ognuno, in modo da pianificare gli step successivi.
In qualità di manager che coordina il processo decisionale, beneficiare di una comunicazione chiara e sintetica è essenziale.

Come punto di riferimento e coordinamento dovrai accertarti di avere tutte le informazioni necessarie e dovrai trasmetterle poi in modo puntuale. Organizza brevi riunioni di allineamento con pochi punti in agenda, condivisi in anticipo.
Accertati che ogni meeting si chiuda con un recap schematico dei punti trattati, chiarezza su scadenze stabilite e step successivi.

Sintetizza il contenuto della riunione in un’email schematica e fruibile che faccia da timone e guidi l’operatività. Stabilire con chiarezza ruoli e responsabilità è fondamentale per avere successo e imparare come prendere decisioni in modo efficace.

3. Analizza i bisogni e gli obiettivi

Perché si prendono decisioni? Nella maggior parte dei casi per rispondere a un bisogno – risolvere un problema –, proprio o altrui. Il presupposto quindi è che i bisogni e gli obiettivi in gioco siano chiari e condivisi.
Il decisore sa che la sua scelta impatterà anche su altri oltre che su di sé; un manager per esempio sa che, anche in base alle 3 categorie sopra citate, la sua decisione potrà avrà effetti sul team, sull’azienda e sugli stakeholders.

Quindi, come mappare i bisogni in modo efficace per essere più consapevoli delle scelte da compiere e imparare come prendere decisioni in modo efficace?

Entra in gioco una competenza strategica: la negoziazione. Comprendere i bisogni propri e altrui è la premessa per innescare ogni trattativa negoziale, così come ogni processo decisionale: per prima cosa chiediti che cosa vuoi e fin dove puoi spingerti e fissa da subito il tuo punto di ingresso e di uscita, tra cui muoverti con flessibilità.

In questo modo potrai restringere il campo delle opzioni che hai aperte, valutare i pro e i contro di ogni possibilità e arrivare ad individuare l’alternativa che meglio risponde ai bisogni emersi.

4. Fai domande

Una volta mappata la tipologia di decisione da prendere, ipotizzati tempi, risorse e interlocutori, è il momento di analizzare le opzioni.
Prendere una decisione significa sostanzialmente avere una o più alternative sul tavolo e prediligerne una tra tutte. I bisogni delimitano il raggio d’azione. Per farli emergere con efficacia c’è un’altra competenza strategica indispensabile: la capacità di porre le giuste domande.
Per decidere bisogna conoscere, per conoscere è necessario raccogliere informazioni attendibili e mirate che possano orientare la scelta.

Prima di prendere una decisione prepara un elenco di domande, in questo modo potrai capire quali sono le tue opzioni, individuare le persone a cui rivolgerti per approfondire, valutare i pro e i contro di ognuna, raccogliere dati oggettivi che ti permetteranno di motivare la scelta, mostrarne benefici, efficacia e impatto.

5. Gestisci il tempo

Raccolte le informazioni necessarie, è il momento di pianificare il tempo: un elemento che va gestito con attenzione. Ci sono decisioni che per loro natura devono essere prese rapidamente o al volo, altre invece che, per complessità o numero di decisori, hanno tempi più lunghi.
Pressioni da parte degli interlocutori coinvolti e mancanza di chiarezza nelle scadenze possono generare ulteriore stress e accendere l’emotività, che spesso complica il processo decisionale.

La capacità di ragionare con calma e lucidità è utile soprattutto quando si deve prendere una decisione immediata su un compito da portare a termine o un obiettivo aziendale da raggiungere. È essenziale per valutare rapidamente i pro e i contro di una situazione e prendere una decisione informata.

Qualunque sia il caso, assicurati sempre di avere chiaro l’orizzonte temporale entro il quale agire. In caso di decisioni più lunghe e complesse, scorpora il processo in fasi; per ognuna programma una scadenza e accertati di coinvolgere puntualmente gli interlocutori strategici necessari.

Riserva sempre un po' di tempo extra che potrai allocare in caso di imprevisti o cambi di programma; in questo modo riuscirai a guidare il processo decisionale tenendo a bada stress ed emotività.

6. Valuta le conseguenze

Prima di prendere una decisione definitiva, è bene considerare le sue implicazioni a lungo termine. Prevedi gli effetti che le diverse scelte avranno nel tempo e cerca di capire come potranno influenzare gli obiettivi prefissati. Pesa i pro e i contro di ogni opzione per valutare in modo obiettivo il possibile impatto sulle diverse aree della sfera professionale e personale: conseguenze finanziarie, sociali, emotive e personali che potrebbero derivare dalla decisione.
Prendere in considerazione le conseguenze a lungo termine ti aiuterà a fare una scelta più informata e a evitare conseguenze indesiderate nel futuro.

7. Impara dalle tue decisioni

Presa una decisione, è importante bene monitorare con cura le sue conseguenze e i risultati ottenuti. Analizza i risvolti pratici delle tue scelte, identifica i successi e i fallimenti e cerca di capire cosa ha funzionato e cosa no. Imparare dai tuoi errori è cruciale per imparare come prendere decisioni in modo efficace.

Chiediti cosa avresti potuto fare di diverso e come avresti potuto evitare eventuali insuccessi. Fai tesoro di ciò che hai appreso e applicalo alle tue decisioni future. Non limitarti, però, a valutare solo i risultati negativi. Esamina anche le decisioni che hanno avuto successo e analizza cosa le ha rese efficaci. Cerca di individuare i fattori chiave che hanno contribuito e sfruttali per decisioni future.

Continua a migliorare il tuo processo decisionale nel tempo: sii aperto a nuove idee e ad approcci differenti. Chiedi un feedback sincero ai tuoi interlocutori o ad altri esperti nel tuo campo. L'esperienza e la pratica costante ti aiuteranno a capire come prendere decisioni nel modo più efficace.

Ricorda che il processo decisionale è continuo e iterativo. Non aspettarti la perfezione, ma sii disposto a imparare e adattare il tuo approccio in base alle circostanze e ai risultati.

Come prendere decisioni importanti in modo efficace?

Ricapitolando, per prendere decisioni importanti è necessario:

classificare il tipo di decisione;
individuare i decisori e le relative responsabilità;
analizzare bisogni e obiettivi della scelta;
fare le giuste domande per avere ben chiaro il quadro della situazione;
gestire bene il tempo;
valutare le possibili conseguenze delle scelte;
imparare dalle decisioni.

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