Come esporre un progetto

Presentare un’idea, un progetto o una proposta è tutt’altro che semplice. Radunare capi, colleghi, o investitori e trasmettere con chiarezza e in poco tempo qualcosa a cui si è lavorato intensamente per settimane, mesi, o magari anni, non è banale.

Farlo in modo efficace non è affatto scontato.
In questo articolo vedremo i 6 consigli per imparare a esporre un progetto al meglio.

Come esporre un progetto: i 6 consigli di Bridge Partners^®

1. Riduci la complessità: seleziona

Più un progetto è tecnicamente complesso e articolato più è necessario semplificare per assicurarsi di trasmettere a tutti le informazioni utili nel modo più efficace possibile, senza omettere o banalizzare nulla.
Il primo presupposto per semplificare è conoscere molto bene il tema, per riuscire ad estrarre le informazioni di sostanza e senza perdersi in dettagli trascurabili.

Come selezionare? Domandati qual è lo scopo della presentazione, cosa vuoi ottenere e cosa vuoi che accada dopo: è questo il segreto per imparare ad esporre un progetto in modo efficace.

In questa fase, mettere al centro l’audience è fondamentale: se vuoi che la tua comunicazione sia impattante per i tuoi interlocutori, mettiti nei loro panni per capire quali sono le loro esigenze. Fai un semplice test ponendoti questa domanda: “so what? E quindi? Che cosa c'è di utile nella mia presentazione per chi mi ascolta?”.

Questi sono i presupposti di una comunicazione efficace: senza sarà difficile presentare il tuo progetto con successo.

2. Dai forma al contenuto: usa un criterio e ordina le informazioni

Selezionate le informazioni importanti, le devi organizzare per dare forma alla tua presentazione. Per farlo puoi partire da uno di questi criteri: step, cronologia, vantaggi/criticità.
Comincia esponendo una visione di insieme; poi illustra bene i dettagli più importanti e i casi particolari che coinvolgano chi ti ascolta.
Imparato a legare le informazioni con una logica che le renda più facili da assimilare per chi ti ascolta, sarà molto più facile esporre un progetto in modo chiaro ed efficace.

3. Tieni traccia di ciò che vuoi dire

Selezionati gli argomenti principali e i modi con cui esporre il tuo progetto, è importante tenere traccia dei punti salienti del discorso per assicurarti di non tralasciare nulla e di non perdere il filo.
Crea una scaletta con i punti più importanti e tienila a portata di mano. Se il progetto è complesso, potresti condividerne una traccia con i tuoi interlocutori prima dello speech, per facilitare l'ascolto.

4. Usa la grafica

Anche l’occhio vuole la sua parte: tienilo a mente quando ti dedichi alla preparazione delle slide che ti accompagneranno durante l’esposizione del tuo progetto.
Assicurati di riservare il tempo necessario a questa fase per valorizzare il più possibile il contenuto del tuo speech con l’aiuto di una grafica accattivante, elegante ed equilibrata.
Se vuoi creare delle slide, dosa grassetti, corsivi, elenchi puntati, grafici e tabelle. Non esagerare con le animazioni o i virtuosismi. Ricorda: la semplicità è la chiave per trasmettere un concetto in modo efficace.

Vale sempre il concetto di selezione: come hai fatto per i contenuti da includere nel tuo speech, così cerca di fare ora per le slide. Pensale come un accompagnamento, una guida e un supporto.
Usa colori coerenti con l’azienda o con il brand e assicurati che tutto sia ben leggibile da ogni punto della sala, in caso di presentazione in presenza, e da schermo in caso di call.

5. Coinvolgi il pubblico

Durante l'esposizione di un progetto è importante coinvolgere il pubblico per aiutarti a mantenere alta la soglia dell'attenzione e per trasmettere i concetti principali nel modo più efficace possibile.

Come puoi coinvolgere chi ti ascolta e renderlo davvero partecipe?
Per rompere il ghiaccio, potresti partire con delle semplici domande alle quali il pubblico potrà rispondere anche solo per alzata di mano, in questo modo si sentirà più coinvolto e partecipe.

Creata l'atmosfera giusta, presenta il tuo progetto senza dimenticarti di coinvolgere chi ti ascolta con lo sguardo e chiedendo feedback di tanto in tanto.
Un altro modo efficace per coinvolgere il pubblico è fare riferimento ad aneddoti personali comuni per poi collegarli all'esposizione del tuo progetto.

Una volta che avrai ottenuto l'attenzione e la partecipazione di chi ti ascolta, è importante che tu mantenga la tua esposizione più interattiva possibile: l'ascolto attivo e il coinvolgimento sono fondamentali per trasmettere i concetti con più efficacia.

6. Lascia uno spazio per dubbi e domande

Terminata l'esposizione del tuo progetto, prevedi uno spazio di confronto per rispondere a eventuali dubbi o domande.
Chiedi ai tuoi interlocutori cosa pensano di ciò che hanno appena sentito, raccogli i feedback e cerca di sfruttarli in modo costruttivo per migliorare le tue capacità di esposizione e per le fasi operative successive.

Dopo qualche giorno prevedi un'attività di follow-up per assicurarti che tutte le informazioni siano state recepite correttamente e organizzare i prossimi step.

Come rendere la tua comunicazione efficace con l’aiuto di Bridge Partners^®

Come abbiamo visto, per imparare come esporre un progetto con efficacia è necessario:

selezionare le informazioni davvero utili per chi ascolta;
organizzare il discorso con criterio;
tenere traccia di ciò che si vuole dire con una scaletta;
aiutarsi con la grafica;
coinvolgere il pubblico;
dedicare uno spazio a dubbi e domande.

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