Come scrivere bene in azienda: le 3 regole del business writing

Scrivere bene è un'arte fatta di semplicità, brevità e selezione

Tullio De Mauro, forse il più celebre linguista italiano, nel suo libro Guida all’uso delle parole ricorda che “se vogliamo fare il mestiere più difficile, il mestiere di essere umani e persone civili, possiamo e dobbiamo trovare, fra le parole della lingua, quelle che fanno viaggiare meglio i sensi che vogliamo esprimere”. Le occasioni di scrittura in azienda non mancano: per tutti è necessario scrivere mail di lavoro, magari creare presentazioni e slides, redigere report. Per farlo al meglio esistono alcune regole d'oro da seguire.

1. Semplicità

Essere semplici, senza banalizzare i contenuti, è un’arte. È tuttavia l’unico strumento per riuscire a arrivare a tutti.

Un vecchio adagio tedesco, ricordato da De Mauro, recita che “in fatto di lingua Kant cammina insieme alla vecchia contadina della Pomerania”.
La lingua non è a compartimenti stagni.

Esistono veri tecnicismi, in alcuni casi creati ad arte per proteggere un certo sapere e il potere di chi lo detiene, a cui forse non è possibile rinunciare.
La più parte dei concetti però si possono esprimere con la lingua “comune”, resa sapiente dal corretto uso della grammatica e della sintassi.

Il peggio è quando la lingua scende sotto il livello “comune” e rinuncia a qualsivoglia regola grammaticale o sintattica: allora non si tratta di semplicità, ma di puro svilimento.

2. Brevità

Una regola irrinunciabile è la brevità, che ovviamente va contestualizzata.

Se voglio scrivere un libro e condurre una narrazione, potrò scegliere il mio canone espressivo, ma se devo scrivere una e-mail a un fornitore, una lettera formale o un curriculum e sperare che qualcuno mi legga, la brevità è doverosa.

Scrivere bene in azienda è essenziale, salva tempi, costi e relazioni.
“Non c’è limite alla brevità”, ammonisce De Mauro.
Soprattutto nei paesi anglosassoni, dove esiste il culto del confronto delle opinioni, per dare modo a tutti di esprimerle è “abituale fissare il tempo degli interventi”.

Chi sa molto vuol dire molto senza accorgersi, prosegue De Mauro, che “rischia vari pericoli. Il peggiore non rendersi conto che molti dettagli per lui importanti possono non essere interessanti per chi ascolta o legge.
La brevità non ha mai fatto male a nessuno”.

3. Selezione

Semplicità, brevità e in ultimo è utile selezionare noi ciò che vogliamo comunicare.
I nostri lettori o ascoltatori non potranno comunque prestarci più di tanta attenzione.
La risorsa tempo è scarsa.

Preso atto di ciò, è importante che la selezione di quello che, in funzione dei nostri fini, vogliamo resti impresso, venga fatta da noi.
Scrivere è un’arte e l’unico modo è praticarla con pazienza e dedizione.

Semplicità, brevità e selezione sono le tre buone regole del business writing su cui fare affidamento, sempre.

Soprattutto oggi nell’era digitale quando si tratta di scrivere per il web.

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