Come dare feedback senza intimorire gli altri

Come reagiresti se scoprissi che un tuo collega ha “paura” di te?

Partiamo dall'esempio di una marketing manager che condivide la sua esperienza e si domanda come gestirla.

Un collega ha riferito al nostro manager di aver “paura” di me. Quando l’ho scoperto sono rimasta scioccata. Non ne avevo la minima idea.
Suppongo sia perché nel mio ruolo di marketing manager spetta a me revisionare il suo lavoro e dare feedback. Il mio collega è un perfezionista, e ho notato che tende a mettersi sulla difensiva quando gli faccio notare degli errori. Ho cercato di essere meno puntigliosa e sorvolare i dettagli più trascurabili. Qualche tempo dopo però vengo a sapere che non è il solo a temermi.
Vorrei che me lo dicessero direttamente. Come posso affrontare questa situazione? E cosa posso fare se le persone hanno “paura” di me solo perché è mio compito dare feedback?

Ti è mai capitato di trovarti in questa situazione?
In questo articolo vedremo come gestire questo tipo di situazioni e dare feedback efficaci senza metter a rischio la relazione.

Ci viene in aiuto Brittney Maxfield, Senior Growth Marketing Director di Crucial Learning.
La tua domanda mi è molto familiare. Anch'io sono una marketing manager e anch’io, sicuramente, ho rischiato di compromettere delle relazioni semplicemente facendo il mio lavoro. All’inizio spinta dall’entusiasmo per il mio ruolo e dalla voglia di fare bene, brandivo la mia penna rossa da editor con totale disinvoltura.

Revisionando email, articoli, testi per il sito ecc., credevo che fare bene il mio lavoro significasse restituire ai colleghi quante più annotazioni possibili. E credimi, ero molto brava in questo – con grande dispiacere dei miei colleghi! Non mi era mai passato per la mente che questa mia competenza – e il mio entusiasmo per l’accuratezza – potessero inibire gli altri. Non avevo mai pensato che le mie buone intenzioni potessero essere vissute come un peso o come uno svalutare il contributo altrui.

Ci sono voluti anni di interazioni e di feedback difficili da ascoltare per farmi capire che esisteva un modo migliore. Pensare di non poter essere una brava editor senza offendere qualcuno (anche involontariamente) era una “Scelta folle”. Esiste un modo per fare bene il proprio lavoro ed essere più attenti agli altri. Posso revisionare un testo in modo da far fare bella figura all’azienda, senza causare sofferenza ai miei colleghi.

La “Scelta folle” è un falso dilemma: pensare di avere davanti solo due alternative, entrambe negative. Nel tuo caso, potresti credere di poter essere una brava editor ma rischiare di ferire le persone, oppure di meno accurata per non ferirle. In realtà ci sono altre opzioni, positive persino. Ci troviamo di fronte a una Scelta folle quando rimaniamo bloccati nel pensiero dell’ “o” anziché cercare un “e”.
E se potessi essere una brava editor e rispettare i sentimenti altrui?

Per trovare una soluzione, bisogna andare oltre la Scelta folle e cercare dei modi per raggiungere i propri obiettivi e collaborare meglio con gli altri.
Ecco alcuni suggerimenti per dare feedback senza intimorire gli altri.

Prepara il terreno

Per prima cosa è utile avviare una conversazione su come dovrebbe funzionare questo tipo di collaborazione. Il tuo feedback non è personale: il tuo obiettivo è offrire un lavoro eccellente. Allo stesso tempo, è importante riconoscere che ricevere feedback può far male. Cerca di creare un’intesa: volete entrambi ottenere il miglior risultato possibile, e ci riuscirete lavorando come una squadra.

Condividi le tue buone intenzioni

Quando si è chiamati a dare un feedback importante o severo, è importante iniziare chiarendo le proprie intenzioni e ricordare all’altro che, anche se le parole possono sembrare dure, lo scopo è ottenere il miglior risultato possibile. Un modo per creare un clima di fiducia è ringraziare il collega per il suo contributo. È molto più facile correggere che creare da zero, quindi riconosci il valore del suo lavoro.

Spiega il tuo feedback

Tornando all'esempio delle revisioni, per te farle potrebbe essere un’attività tra tante, ma per chi le riceve potrebbe essere molto più personale. Considera il tempo e l’impegno che la persona ha messo nel proprio lavoro: vedere il risultato completamente stravolto può essere scoraggiante. Prendersi del tempo per spiegare le modifiche e perché si pensa che rendano il testo migliore è molto importante.
Questo piccolo sforzo può aiutare l’altra persona ad accogliere il feedback e a crescere.

Accogli il feedback altrui

Dopo aver spiegato il proprio punto di vista, è il momento di ascoltare quello dell'altro. Capita che gli altri guardino le cose da una prospettiva diversa dalla propria e questo potrebbe farci scoprire che la versione originale potrebbe non essere sbagliata, solo diversa. Tornando all'esempio dell'editing, C’è differenza tra accuratezza e preferenza: se le tue modifiche dipendono da una preferenza personale, valuta se puoi essere meno critica, aiutando così l’altro a rafforzare la propria sicurezza.

Questi consigli, sebbene incentrati sull’attività di editing, sono utili per dare feedback su qualsiasi argomento.
Riassumiamo:

Chiarisci il tuo ruolo rispetto al dare feedback.
Dedica tempo a definire gli obiettivi comuni.
Esprimi le tue buone intenzioni: il feedback serve ad aiutare l’altro a migliorare, non a demolirlo. Spiega da dove viene il feedback, soprattutto se riguarda un comportamento: sii specifico e basa le tue osservazioni sui fatti.
Infine, resta aperta al punto di vista dell’altro. Potresti scoprire informazioni o intuizioni utili per il futuro.

Dal momento che le persone dicono di aver “paura di te”, per riuscire a entrare nel dialogo e dare vita a una Conversazione Cruciale, è importante rompere il ghiaccio. Fai sapere ai colleghi che sei interessata a trovare un modo per lavorare meglio insieme. Questo approccio umile può fare molto per smorzare la paura o l'esitazione che i tuoi colleghi nutrono nei tuoi confronti.

Fonte: Brittney Maxfield, How to Deliver Feedback Gently >