Mi serve una mano per affrontare il problema delle conversazioni parallele – le cosiddette crosstalk – nei meeting online.
Durante le riunioni virtuali colgo alcune persone chattare in parallelo facendo facce più che eloquenti. Cerco di ignorare la cosa e di non lasciarmi distrarre, ma lo trovo fastidioso e temo che penalizzi il morale del gruppo. Penso che sia un comportamento immaturo, poco professionale, quasi da scuola media. Ma non so come affrontare la situazione o se dovrei farlo. Qual è il modo migliore per gestirla?
Ti suona familiare? Ti sei mai trovato nella situazione di questo lettore?
Risponde Scott Robley, speaker, coach e master trainer di Crucial Learning. Vediamo quali consigli e strumenti suggerisce.
I meeting online sono ormai diventati parte integrante del lavoro ibrido. Ma si portano dietro anche sfide particolari: una delle più difficili è proprio gestire le distrazioni e le conversazioni parallele. Quando i partecipanti si interrompono, parlano sopra agli altri o iniziano a chattare tra loro, la situazione diventa frustrante, improduttiva e può persino danneggiare il morale del team.
Spesso, più che il comportamento in sé, sono le storie che ci raccontiamo a pesare: potremmo iniziare a vedere quei colleghi come immaturi, poco rispettosi o non professionali. E questo rischia di generare risentimento e incrinare le relazioni.
Per gestire queste storie, possiamo pensare alla conduzione di una riunione come al dirigere il traffico in un incrocio affollato all’ora di punta. Ognuno ha la sua meta, le sue idee e i suoi obiettivi. Senza regole, tutto diventa caotico. Le interruzioni, le chat parallele e le conversazioni sovrapposte sono come auto che passano col rosso o che ignorano i segnali. Il ruolo del coordinatore non è solo far scorrere il traffico, ma garantire sicurezza e progresso.
Ecco alcune domande guida da porsi per affrontare distrazioni e ingorghi virtuali:
- Quale storia mi sto raccontando sul comportamento dei colleghi?
- Quale storia più generosa potrei raccontarmi?
- Come posso creare sicurezza per affrontare il tema?
- Quali fatti concreti e osservabili posso usare per descrivere il comportamento?
- Quale invito posso fare per orientare la conversazione verso esiti migliori?
Ed ecco cosa puoi fare per gestirle e avere meeting più produttivi e inclusivi.
1. Stabilisci le regole
Come “coordinatore del traffico”, dai subito il tono giusto alla riunione stabilendo delle semplici “regole di ingaggio”:
- Uno alla volta
- Tutti hanno diritto di intervenire
- Chiamare le persone per nome
- Usare strumenti virtuali come l’alzata di mano
- Fare un uso ordinato della chat
2. Dai un significato alle regole
Non basta stabilire le regole: serve anche spiegare perché esistono. Chiediti: “Cosa voglio davvero per le nostre riunioni? Per il mio team? Per me stesso?”
Alcuni esempi di risposte:
- Voglio che tutti si sentano ascoltati
- Voglio collaborazione e sinergia
- Voglio che il mio team percepisca che mi importa
- Voglio raggiungere i nostri obiettivi.
3. Condividi la mappa
Non è sufficiente che tu conosca le regole e il loro significato. Assicurati che tutto il team sappia “il perché” e, se possibile, coinvolgilo nel processo di definizione.
4. Dirigi il traffico
I tuoi segnali sono fondamentali. Gestisci la riunione con sicurezza, senza vaghezza o passività. Se due persone parlano insieme, gestiscila come un incrocio con due auto che arrivano contemporaneamente: dai una direzione chiara e neutra. Ad esempio: “Sento più persone che vogliono intervenire. Stacy, perché non inizi tu, poi torniamo su Alex.”
5. Usa i “cartelli di stop”
A volte è necessario fermare la conversazione. Questo accade, ad esempio, quando qualcuno domina la discussione o devia troppo dal tema. Riporta l’attenzione all’argomento principale o invita chi non ha ancora parlato a intervenire.
6. Gestisci le “deviazioni”
Chat parallele o commenti fuori tema sono come strade secondarie che rallentano il percorso. Affrontali senza giudizio, con fatti e tono neutro. Puoi farlo in tempo reale o in un secondo momento, ma ricorda sempre: domina le storie, crea sicurezza, focalizzati sui fatti e invita i colleghi a contribuire.
La prossima volta che la tua riunione virtuale sembrerà un incrocio a sei corsie all’ora di punta, ricorda: sei tu il coordinatore del traffico. Stabilisci le regole, condividi il loro significato, guida con chiarezza e gestisci deviazioni e interruzioni. Così creerai riunioni produttive in cui tutti arriveranno a destinazione.
Scott Robley, How to Address Crosstalk in Virtual Meetings >