Risolvere problemi di comunicazione sul lavoro

Risolvere problemi di comunicazione sul lavoro

Iniziamo con la testimonianza di un responsabile delle risorse umane che evidenzia un problema di mancanza di comunicazione interna.
Ogni settimana, emergono situazioni che avrebbero potuto essere prevenute con una comunicazione più efficace.
Si domanda come poter invitare i manager a migliorare la comunicazione all'interno del dipartimento. Ha l'impressione che i manager non siano consapevoli del problema o siano troppo impegnati per affrontarlo.

Quando si esaminano le indagini organizzative e di team, la comunicazione inefficace emerge costantemente come uno dei tre problemi principali, con conseguenze potenzialmente serie.
E allora, perché questo problema non viene risolto? La ragione più evidente è che le priorità visibili e urgenti hanno sempre la meglio sulle priorità invisibili. Quando le persone sono impegnate con obiettivi, scadenze e riunioni, è difficile che trovino il tempo per occuparsi della comunicazione interna.

Un'altra ragione è che il miglioramento della comunicazione raramente è incluso nelle performance review. Infine, la scarsa comunicazione persiste perché i manager semplicemente non vedono i problemi che essa causa. Se le persone vicine ai problemi non li evidenziano in modo chiaro, i manager potrebbero anche essere a conoscenza di essi, ma potrebbero non percepirne appieno il peso al punto da renderli una vera priorità.
Qualsiasi soluzione dovrà tener conto di queste questioni.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a migliorare la comunicazione nella tua azienda:

1. Pianifica regolarmente del tempo per comunicare

Quando si verifica un problema la cui causa è una comunicazione inefficace, dedica del tempo per una breve descrizione del problema, elencare alcune possibili conseguenze e suggerire una soluzione. Successivamente, cerca un momento opportuno per discutere la questione con il manager.

Ecco un esempio di come potresti strutturare la comunicazione: Ho notato un problema di comunicazione che, se risolto, potrebbe rendere il nostro team più efficace, e vorrei discuterne con te. Spesso, il team non riceve le informazioni fondamentali necessarie per definire le priorità dei progetti in cui siamo coinvolti. Questo ci costringe a ritardare l'avvio dei progetti in attesa di tali informazioni e poi a correre per completarli in tempo. Questa situazione porta un forte stress e comporta il rischio di errori.
Propongo di pianificare una breve riunione settimanale di 15 minuti per rivedere le priorità e discutere di eventuali domande o lacune di comunicazione che, se affrontate correttamente, potrebbero migliorare la nostra produttività.

2. Identifica e condividi comportamenti efficaci e inefficaci

Il secondo approccio si concentra sui comportamenti dei singoli manager e membri del team. Identifica i comportamenti che funzionano, quelli che non funzionano o che mancano, a tutti i livelli dell'organizzazione.
Se riesci a individuare tali comportamenti, avvia un dialogo: inizia con un'osservazione e poi poni una domanda. Ad esempio: Ho notato che, quando uno dei membri del team condivide con te una preoccupazione riguardo allo stato del progetto, spesso viene ignorata fino a quando non ci sono più risorse per affrontare il problema. A quel punto, però, è troppo tardi e il progetto ha già accumulato ritardi significativi. Possiamo discuterne e vedere se possiamo apportare qualche miglioramento?

È sempre meglio iniziare da te e poi passare agli altri. Se incontri resistenza, condividi le tue intenzioni: stai cercando di migliorare la comunicazione in modo che il team possa essere più efficace.

3. Raccogli dati attraverso una survey

Uno dei modi più efficaci per attirare l'attenzione dei manager è fornirgli dati concreti. Per ottenere dati significativi e utili, considera di condurre una survey: questo ti aiuterà a identificare i problemi su cui devi concentrarti e a individuare soluzioni.
Quando crei la tua survey, considera di includere queste tre domande:

  1. Quali comportamenti ritieni siano più utili per portare a termine il nostro lavoro?
  2. Quali comportamenti pensi possano ostacolare il nostro lavoro?
  3. Quali suggerimenti specifici hai per migliorare il nostro lavoro o il nostro team?

4. Parla con i tuoi colleghi per avere supporto

Un manager una volta disse che se una persona si fosse presentata con un problema e una soluzione, ci avrebbe pensato. Ma se un gruppo si presentava con un problema e una soluzione, allora sarebbe stato obbligato ad agire!
Quindi, per attirare l'attenzione del management, cerca il supporto di tutto il team.

Parla con i tuoi colleghi per vedere se condividono una frustrazione simile e, se sì, esplora insieme i loro disagi. Poi, proponi una soluzione che vada in quella direzione. Quando presenti la proposta al manager, coinvolgi uno o massimo due colleghi, in modo che il manager non si senta sopraffatto e in minoranza.

In sintesi, la comunicazione non può essere lasciata al caso. Il modo più semplice per risolvere molti di questi problemi è pianificare regolarmente del tempo per discutere ciò che funziona e ciò che non funziona. Di solito, i primi problemi che emergono saranno più semplici e meno controversi.
Tuttavia, una volta che i leader dimostrano di essere coinvolti nel processo, emergeranno anche quelli più consistenti e sarà possibile apportare miglioramenti.

Questo processo riflette un elemento chiave delle nostre ricerche sulle conversazioni cruciali: tutte le famiglie, i team e le organizzazioni affrontano problemi. La differenza tra il buono e l'ottimo risiede nel modo in cui tali problemi vengono affrontati rapidamente e con rispetto.

Fonte: Al Switzler, Solving Communication Problems at Work >

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