4 cose da smettere di fare e 4 da iniziare a fare
Sono le 16:55 e la tua giornata lavorativa sta volgendo al termine. Spento il pc, ti tocca passare a prendere la cena per la tua famiglia. Mentre ti prendi un minuto per ripensare alla giornata ormai alle spalle, realizzi di non aver portato a termine nemmeno una delle attività chiave che ti eri prefissato di chiudere.
Eppure, ti senti completamente esausto. Pensi tra te e te: “Come ho fatto a non concludere nulla? Mi sembra di aver corso di qua e di là tutto il giorno. Non ho mai abbastanza tempo!”.
Ti capita mai?
Questo “crollo” di produttività a fine giornata è fin troppo comune, ed è faticoso da gestire. Lavori freneticamente, eppure, hai la sensazione di non aver concluso niente.
Ti domandi: “Oggi cosa ho fatto?” Sembra tutto confuso, come un'immagine sfocata. Spesso, la nostra reazione a questo calo di produttività è lavorare più ore fino a sfinirci, oppure, dare la colpa a qualcosa o qualcun altro:
- Le cose da fare: “Sono sopraffatto dai miei task, c'è semplicemente troppo da fare…”
- Il tempo: “Non c'è abbastanza tempo nella giornata…”
- Gli altri: “Se il mio capo non mi desse così tanto da fare, allora…”.
In questo articolo, Justin Hale, Keynote speaker, co-autore dei bestseller e dei corsi Crucial Learning®, ci spiega come uscire da questa trappola. Se vuoi sentirti più produttivo e meno oberato, continua a leggere.
E se ti dicessi che nessuno di questi è il vero problema e che la maggior parte del tuo stress non dipende dalla mancanza di tempo o dalla quantità di cose da fare, ma da come tu gestisci tutto quanto? Non sto dicendo che sia tutto nella tua testa. Sto dicendo che è tutto nelle tue abitudini. Se vuoi avere successo, devi trovare un modo per gestire tutto invece di dare la colpa a tutto. Nota che ho usato il verbo “fare” tutto, ma “gestire“.
Avere troppo da fare e non abbastanza tempo non è una novità. E non lo sono nemmeno le priorità in conflitto tra loro.
Se vuoi evitare crolli di produttività e a fine giornata sentirti stanco ma anche produttivo, leggi le 4 cose da smettere di fare e le 4 da iniziare a fare.
1 Smetti di controllare la posta elettronica come prima cosa.
Lasciami chiarire: non sto dicendo che dovresti limitarti a controllare le e-mail solo una volta al giorno. Quello che intendo è che non dovrebbe essere la prima cosa a cui ti dedichi. Quando inizi la giornata controllando la posta, la tua visione si distorce a causa delle nuove attività che ogni e-mail porta con sé. Tutti i nuovi input sembrano importanti e quindi finiscono per scavalcare qualsiasi programmazione tu avessi fatto per la giornata.
Inizia invece esaminando il tuo calendario e le liste di cose da fare: prenditi due o tre minuti ogni mattina. É lì che risiedono le attività che ti sei impegnato a portare a termine, ed è quello il miglior indicatore di quanto tempo avanza per fare altro durante la giornata.
Dopo aver rivisto il calendario, esamina le tue liste di cose da fare. Fare una rapida revisione del calendario e delle liste prima di controllare la posta, aumenta le probabilità di dedicarti alle cose “giuste” durante la giornata. Rivedrai le novità con una visione chiara di ciò che è prioritario per te.
2 Smetti di pianificare di fare dieci cose in un giorno.
La maggior parte di noi si illude che, in qualche modo, tra sei riunioni, il pranzo, dozzine di e-mail da smaltire, accompagnare i figli a scuola, troverà il modo di portare a termine dieci task chiave. È altamente improbabile. Quando ci diamo obiettivi giornalieri poco realistici, prepariamo la strada a fallimento e frustrazione.
Inizia a fare una lista di tre cose da portare a termine ogni giorno: ho scoperto che tre è un numero realistico. Non intendo attività standard o di routine, mi riferisco a tre elementi chiave che aiuteranno a far avanzare progetti importanti. Se avessi tempo extra, ottimo, potrai sempre introdurre un nuovo task. Ma qualsiasi attività aggiuntiva oltre le tre è pericolosamente ambiziosa.
3 Smetti di dire sì a tutto.
Troppo spesso pensiamo che la parola “sì” abbia poteri magici. Crediamo che accettando ogni attività riusciremo in qualche modo a sfidare le probabilità e a portare tutto a termine. È un'illusione. Sappi che ci sarà sempre da fare più di quanto tu possa effettivamente fare. Smetti di dire “sì” a prescindere, convinto che capirai come fare più avanti.
Inizia a rifiutare le richieste e a rinegoziare gli impegni.
Quando qualcuno ti fa una richiesta, poni alcune domande chiave per capire appieno cosa comporti. Se non puoi prenderla in carico, potresti dire: “Mi dispiace molto, ma per ora devo rifiutare, così posso concentrarmi su altre priorità chiave.” Oppure, potresti rinegoziare la richiesta in termini di quanto farai o entro quando. Ad esempio: “Non posso impegnarmi a portare a termine il task entro venerdì, ma potrei iniziare venerdì e chiuderlo per il martedì successivo. Andrebbe bene?”.
4 Smetti di essere multitasking tra e-mail e task.
Questo è uno dei motivi per cui non riesci mai a svuotare la tua casella di posta. Il volume delle e-mail è meno impattante del modo in cui lo gestisci. Quando inizi a smistare le e-mail e poi passi 20 minuti su un progetto che salta fuori da una di quelle e-mail, finisci per perdere tempo. È vero, prima o poi dovrai occupartene. Ma è meno efficiente farlo in quel momento. Smistare la posta è un task, svolgere le attività contenute nella posta è un altro. Non mescolare le due cose.
Pianifica un tempo dedicato “solo alla posta” per una maggior concentrazione ed efficienza.
Riserva del tempo ogni giorno per entrare in “modalità e-mail”. Un momento in cui non farai nient'altro che leggere i messaggi e decidere quale sia il passo successivo. Poi, archivia il risultato di quella decisione in una lista o in un calendario e sposta l’e-mail in archivio. Dedicando per esempio 45 minuti esclusivamente al controllo della tua casella di posta, riuscirai a gestire più elementi, il che ti permetterà di popolare il tuo calendario e le tue liste in base alle priorità, e questo a sua volta ti permetterà di svolgere più attività chiave durante la giornata.
È improbabile che la vita rallenti. Prova a seguire questi consigli di produttività per riprendere il controllo del tuo tempo, della tua attenzione e della tua energia. Una produttività senza stress è possibile, ma solo se controlli le richieste in arrivo e i progetti esistenti, invece di lasciare che siano loro a controllare te.