Come comunicare in modo efficace con persone difficili?

Come comunicare in modo efficace con persone difficili

Ci vuole brevità: la mente umana va in vacanza ogni 7 secondi!

Quante volte di fronte ad interlocutori ostili ci siamo posti la domanda “Come comunicare in modo efficace con persone difficili?”.
Centinaia!
E la risposta? Beh, Dante e Cesare l’avevano capito: per comunicare con efficacia la brevità è essenziale.

Comunicare bene richiede brevità, specialmente con persone difficili o ostili.
Il suo pregio – senza andare a scapito della completezza – ce lo aveva già fatto apprezzare Cesare, che, nel narrare la guerra contro i Galli, mirabilmente sintetizzava:

“Veni vidi vici”

La brevità è figlia, ma non solo, della capacità di analisi.
I giudici della nostra comunicazione sono gli altri, e noi della loro.
Se la capacità di analisi aiuta soprattutto chi emette un messaggio, la brevità ha dei benefici per chi lo riceve.

In particolare: facilita l’attenzione e l’ascolto, consente di non perdere il filo e fa risparmiare tempo.

Nel suo commento alla Divina Commedia Benigni annota una verità incontrovertibile, e cioè come, terminata la lettura di un romanzo, ancora ci interroghiamo sulle fattezze dei protagonisti.
Dante descrive Minosse in due parole “Orribilmente ringhia” (Inferno, Canto V) e questo basta a raffigurarcelo in tutta la sua mostruosità.


“Less is more”

Una fatica tremenda per chi comunica è dover selezionare, tra la massa di cose da raccontare, pochi concetti.
Chi è esperto di qualcosa – e chi di noi non lo è – lo vuole comunicare nella sua interezza, e anche nei dettagli più minuziosi.
Che sia per accreditarci o perché ci manca la capacità di selezionare, il punto è che nel comunicare “tanto” ci dimentichiamo del destinatario del nostro messaggio: il suo, come il nostro cervello, ha una capienza limitata.

La selezione che facciamo fatica a fare, la faranno comunque gli altri.
Il rischio però è che non selezionino i concetti chiave che noi desideravamo trasmettere loro e che si infastidiscano per il tempo, sicuramente prezioso, che gli abbiamo sottratto.


Anche se doloroso, semplificare non vuol dire banalizzare: dire poche cose, ma selezionate, è un modo per dare di più agli altri.

La prima cosa che pensiamo al mattino, prima ancora di aver messo giù i piedi dal letto è “Sono in ritardo”.
Non abbiamo fatto ancora nulla e già sentiamo che il tempo ci manca.
Quanti di noi non hanno detto almeno una volta “Mi ci vorrebbe una giornata di 48 ore per fare la metà delle cose che devo fare”?

C’è un blog che si chiama la 27sima Ora, evocativo di un tempo che non ci è mai sufficiente.
In noi si annidano un Dottor Jeckill e un Mr Hide. Siamo vittime e carnefici al contempo: come gli altri ci sottraggono tempo prezioso, così noi lo sottraiamo loro. Quante volte:

  • abbiamo lasciato scappare la nostra attenzione, complice un interlocutore prolisso?
  • ci siamo persi non capendo più quale fosse il filo del discorso che qualcuno stava confusamente conducendo?
  • ci è capitato di pensare, magari anche di un amico, di un collega o di un capo “Quando la finisce di parlare?”.

Gli altri lo pensano anche di noi. 
Nella nostra testa c’è un orologio: scandisce inesorabile i secondi e ogni tanto, spesso, trilla. Tempo scaduto, per noi come per gli altri.
La mente inizia la sua vacanza.

Quando parliamo con qualcuno in ascensore, alla macchinetta del caffè, in una riunione improvvisata il tempo non è infinito, anzi, al di là degli eventuali limiti prefissati, c’è sempre l’altrui mente con cui fare i conti.

Catturare l’attenzione, senza l’ausilio di supporti visivi che aiutino la concentrazione, per più di 30 secondi è già un miracolo, specialmente se l’intenzione è comunicare in modo efficace con persone difficili.

Ecco perché è d’aiuto, specialmente per comunicare in modo efficace con persone difficili, quanto meno fare 3 cose

  1. selezionare con cura quello che vogliamo dire, previa una attenta analisi;
  2. usare un linguaggio che faciliti l’immedesimazione (con gli esempi) e la memorizzazione (con immagini o metafore);
  3. sintetizzare: a noi può apparire ridondante, per gli altri è indispensabile per memorizzare il nostro tra i migliaia di messaggi quotidiani destinati a disperdersi.

Oltre non andiamo, abbiamo già abbastanza abusato del vostro tempo!

Comunicare in modo efficace con Think on Your Feet®